Elaborar um planejamento hospitalar estratégico envolve diversos setores e tem reflexos diretos no atendimento em saúde. É um plano que enriquece os processos administrativos, definindo objetivos ao mesmo tempo em que se traçam metas e ações.
Para isso, é preciso considerar a instituição como um conjunto de subsistemas que se relacionam.
Desse modo, cada colaborador ou setor assume um lugar mais abrangente. Ou seja, não é possível se preocupar apenas com o rendimento individual, mas sim com o resultado geral
O trabalho passa a ser codependente e as diferentes áreas de atuação passam a exercer influências mútuas. Nos centros clínicos uma integração efetiva se evidencia com a melhora do acolhimento, satisfação da equipe e fidelização de usuários.
Um fator que deve ser considerado é que o hospital não existe em um ambiente isolado. Portanto, é parte de um macrossistema que inclui empresas, governos e a sociedade na qual se insere.
Partindo deste ponto de vista o planejamento, tecnologia e recursos humanos utilizados afetam e são afetados pelo meio. Por isso, é essencial ter consciência dos produtos e demandas que geram, e qual o impacto disso dentro da comunidade.
O planejamento hospitalar aumenta a efetividade dos controles internos de gestão e coopera para a autossustentabilidade da unidade de saúde.
Um exemplo disso está registrado no livro “Manual de custos de instituições de saúde”, do pesquisador Hong Yuh Ching.
Segundo o estudo, as despesas indiretas dos hospitais privados representavam, em 1990, 5%. Na atualização da versão de 2010, esses números sobem para um percentual de 35 a 70%. Só as perdas de faturamento e desperdício de insumos ultrapassa a marca de 15%.
Tudo isso é prova de que ter uma gestão excelente não é suficiente sem um bom planejamento estratégico. Acompanhe abaixo quais passos seguir para ter uma organização eficaz.
Criando um planejamento hospitalar eficiente
O termo planejamento refere-se a uma variedade de atividades, simples ou complexas, e é usado para solucionar problemas e determinar ações. O que é comum a todas essas atividades é a presença da tomada de decisões.
Nesse processo, tudo o que é feito tem foco em resultados futuros. Ao agir por antecipação é necessário seguir três pilares:
- definição de objetivos – o que fazer;
- programação – realizar o que foi definido;
- reavaliação – analisar a compatibilidade entre objetivos e programação proposta.
Use um modelo pronto
Para criar o plano de negócio de uma instituição de saúde é possível seguir alguns modelos que existem no mercado. Esse tipo de padrão contém, de forma generalizada, informações para atrair investimento, análises de mercado e estimativas de retorno financeiro.
Tudo isso envolve processos de recrutamento, seleção e muito treinamento. Sendo necessário pensar em segurança e gestão de riscos. Pôr em prática o planejamento é um desafio que envolve cada etapa do setor.
Um dos modelos disponíveis é o PMBOK, feito pela Project Management Institute (PMI). Ele é dividido em oito etapas:
- escopo;
- tempo;
- custos;
- qualidade;
- recursos humanos;
- comunicação;
- riscos;
- aquisições.
A principal função é direcionar esforços e controlar as ações dos colaboradores. O exercício da operação de planejamento vai desde a marcação da consulta até o pós-alta. Incluindo fluxos de atendimentos, serviços de cada setor e as relações entre eles.
Reduza a ocorrência de glosas
A saúde privada foi prejudicada pela atual situação econômica. Como consequência houve aumento das glosas administrativas, técnicas e lineares. Ou seja, foi necessário realizar um ajuste negativo das cobranças pelos serviços em saúde.
O ambiente de incerteza exige um bom planejamento hospitalar estratégico. Desse modo a instituição prepara-se para obstáculos futuros e adapta-se à realidade. Tudo isso com metas realistas, construídas em conjunto pelos gestores de diferentes áreas.
Para reduzir a ocorrência de glosas algumas ações indicadas são: implantar um sistema de prontuário eletrônico, gerir com eficiência a autorização de procedimentos, adotar um sistema hospitalar integrado e fortalecer auditorias internas.
Gerindo a saúde privada
O hospital é uma organização empresarial muito complexa. Além de ofertar diversos serviços e tratamentos médicos, precisa de uma estrutura complexa que abrange diferentes áreas do conhecimento.
Mesmo sendo uma empresa particular, a instituição deve seguir um conjunto de leis, portarias e normas. As regulamentações vêm de órgãos governamentais (nas esferas federal, estadual e municipal) e dos Conselhos das classes de saúde.
É um contexto complexo que exige excelência na elaboração do plano negócio, gestão do projeto e execução.
Planejamento estratégico
Para criar um bom planejamento é preciso seguir alguns estágios operacionais:
- Definir objetivos – selecionar um método de avaliação do custo-benefício, listar informações para a solução e especificar ações para desenvolver informações não disponíveis;
- Desenvolver mecanismos – reunir fatos, prever incertezas, desenvolver alternativas;
- Avaliar cursos alternativos de ação – converter alternativas em termos que possam ser comparadas, estabelecer critérios para seleção e comparar alternativas;
- Transformar decisões em definições – entender a necessidade da iniciativa, quais os recursos envolvidos e quais as consequências.
O responsável por planejar o funcionamento da unidade de saúde deve pensar nos programas e atividades a serem desenvolvidos. Para isso é preciso considerar o ambiente no qual o hospital opera, levando em conta os aspectos:
- demográfico;
- social;
- econômico;
- político;
- legal;
- tecnológico.
Gestão hospitalar central
Para transformar teoria em prática deve-se traduzir a missão e os valores da empresa em metas que envolvam cada colaborador. É preciso considerar variáveis financeiras ou não, mudando as estratégias de acordo com as alterações do cenário.
Uma boa gestão deve considerar as perspectivas financeiras do paciente, os processos internos, aprendizagem e crescimento. Esse monitoramento é facilitado pelo uso de um software hospitalar, que pode ser facilmente integrado ao sistema operacional já usado.
Os desafios dessa administração envolvem objetivos a curto e longo prazo, que devem ser embasados em um planejamento sólido. O objetivo final deve estar alinhado às condições dispostas e ao contexto atual.
Para isso, todos os setores da organização devem trabalhar em conjunto, de forma prática e flexível. Reconhecer as qualidades e fraquezas do processo é fundamental para decidir em quais áreas focar energias e recursos.
Ter uma abordagem crítica dos problemas é a chave para a solução. Tudo isso depende das perspectivas de mercado e aspirações particulares da organização.
Estruturação do processo
Para estruturar corretamente o processo de planejamento hospitalar é preciso passar por algumas etapas, são elas:
- diagnóstico estratégico – saber aonde o hospital está em relação ao mercado. É preciso realizar uma análise interna e externa e identificar concorrentes;
- Missão da instituição – definir a razão de existência da instituição. Para isso é preciso definir a missão, estabelecer propósitos atuais e potenciais, elaborar cenários, desenvolver uma postura micro e macro estratégica e macropolítica;
- Controle da avaliação – medir desempenho, definir padrões a serem seguidos, análise de desvios e tomadas de ações corretivas.
Conduzindo a instituição ao objetivo final
Para atingir o objetivo final é preciso analisar todos os aspectos sociais e culturais da comunidade. Só assim é possível averiguar a viabilidade técnica de qualquer iniciativa. Tudo isso deve compor o Plano Básico de Atendimento proposto.
É por meio deste guia que a equipe desenvolverá um programa de necessidades, levando em conta o equilíbrio entre as áreas de diagnóstico, tratamento, internação, administração e apoio.
Vai ser com base nas necessidades físicas e estimativas de custo dos equipamentos que serão realizados os investimentos. A equipe administrativo-financeira define se as proposições da alta administração são financeiramente viáveis.
A apresentação de dados é indispensável para a captação de recursos, bem como para definir o nível de restrições para chegar ao objetivo. Definidas as rotinas de funcionamento é mais fácil aproximar-se das intenções finais.
O produto final do planejamento deve atender às condições fundamentais de funcionalidade. Além de garantir a permanente adequação da instituição às demandas futuras.
Desenvolvendo uma postura estratégica
Para desenvolver um bom planejamento hospitalar é preciso ter à disposição informações precisas e qualificadas. O setor financeiro precisa ter respostas imediatas sobre gastos com aquisição e manutenção.
Os objetivos devem estar alinhados aos indicadores setoriais. Assim é possível evidenciar a qualidade dos serviços oferecidos, contabilizando a taxa de mortalidade e morbidade, infecções associadas a terapêuticas, agilidade em condições críticas, etc.
Essas informações demonstram o que o hospital pode oferecer à população. Além disso, toda inovação que for introduzida pode ser averiguada de acordo com a Avaliação das Tecnologias em Saúde.
Esses conhecimentos podem estar fragmentadas em núcleos pouco funcionais, o que exige uma modernização e reestruturação do modelo de gestão. Tudo feito de acordo com a realidade interna e externa, priorizando a resolução do que ameaça a estabilidade dos serviços.
Os objetivos devem ser poucos, mas bem definidos. As metas precisam estar dentro do que é realizável nos limites do hospital. Assim todo o organismo pode trabalhar em conjunto, com ampla capacidade de diálogo, estabelecendo um ambiente harmônico.
Incorporar uma postura estratégica à cultura organizacional não é fácil. Com desafios recorrentes, o foco deve se voltar a aplicação de medidas que possuam potencial transformador.
Um possível modelo a ser seguido para assumir essa postura estratégica inclui:
- descrição do histórico da organização;
- definição e análise do modelo de negócio;
- escolha da missão, visão e valores da organização;
- análise dos cenários e elucidação de objetivos e ações estratégicas;
- elaboração dos planos de ação para implementar as estratégias;
- implementação dos planos;
- acompanhamento contínuo do processo.
Ao alinhar missão e recursos é possível oferecer serviços de saúde de qualidade. Entretanto, isso leva tempo e dedicação, sendo preciso olhar para o passado, avaliar o presente e antecipar o futuro.
Antecipação e flexibilidade
Com a clareza proporcionada pelo levantamento de dados internos e externos é possível ter uma visão do mercado. Ao antecipar situações e pensar em soluções, por meio de uma dinâmica interna flexível, há a reestruturação dos objetivos em condições críticas.
Assim a gestão consegue projetar ações futuras de maneira sábia e otimista. Sempre distribuindo os recursos naquilo que pode ser fortalecido e que vá de encontro à visão da instituição.
Tecnologia como aliada
As inovações tecnológicas ultrapassam o campo de maquinários e modernidades médicas e chegam ao setor administrativo.
No mercado existem diversas ferramentas que se adaptam às rotinas das organizações de saúde ao integrar dados e informações de diferentes setores.
Esses facilitadores podem vir na forma de softwares, que agilizam o atendimento ao automatizar procedimentos como o agendamento de consultas e procedimentos.
Tudo isso de forma prática, como pode ser visto no vídeo tutorial, para aprimorar o planejamento hospitalar. O importante é estar a par das novidades e incorporar aquelas que mais se adaptam às rotinas de cada lugar.
